Wrzucić kogoś na głęboką wodę – czy to hasło jest dla Was znajome, mam na myśli kulturę organizacyjną niektórych firm?. Tak podejrzewałam.
Wrzucić na głęboką wodę to można delfina, najlepszego pływaka wśród ssaków. Ewentualnie jeszcze jakiegoś gada np. żółwia morskiego, który jest ponoć najbardziej upartym pływakiem, i który z wybrzeży Australii płynie do Kalifornii i z powrotem trafiając na tą samą wyspę, na której znosi jaja. Wytrwały, nie powiem.
W swoim doświadczeniu zawodowym spotkałam się z wrzucaniem na głęboką wodę, sytuacjami wieczne gaszenie pożaru, lub jak ktoś woli ratuj się kto może, ale również spotkało mnie elegancko przeprowadzone wdrożenie do pracy.
Z moich doświadczeń, przeprowadzanych szkoleń, coachingów, rozmów z menadżerami, kierownikami, działami HR wynika, iż dobrze zaplanowany oraz funkcjonujący/praktykowany system wdrożenia jest szalenie istotnym elementem rozwoju pracownika i jego motywacji.
Dobrze przeprowadzony proces wdrożenia, może ograniczać fluktuację, sprzyja procesowi nauki, motywacji do pracy, zwłaszcza w obecnych czasach. Młode pokolenie nastawione jest na dialog i partnerstwo. Wraz z ewolucją systemów zarządzania ludzie chcą czegoś innego, coraz gorzej sprawdza się podejście typu człowiek jako narzędzie do wykonywania planów centrali.
Na przykładzie jednej z firm, w której kiedyś pracowałam (choć podobne rozwiązania spotkałam w kilku innych firmach), przedstawię w skrócie proces wdrożenia oraz kilka sprawdzonych praktyk, ułatwiających lądowanie nowego pracownika w organizacji. Skupię się na procesie wdrożenia w obszarze produkcji, bo z tego co zdążyłam zauważyć, jest to większe wyzwanie dla Klientów.
Pod koniec zeszłego roku rozmawiałam z Panią Małgorzatą Stawowy specjalistką HR firmy Opinion Sp. z o.o.
Grupa kapitałowa Opinion jest liderem w branży druku cyfrowego oraz rozwiązań z zakresu komunikacji wizualnej. Firma liczy 170 pasjonatów z różnych dziedzin. Koncentruje swoje działania na realizacji projektów dla klientów z Europy Zachodniej oraz z Polski. Od kilku lat strategicznie inwestuje pozyskane fundusze w nowoczesny park maszynowy oraz rozwój swoich ludzi.
Pani Małgorzata opowiedziała mi, jak wygląda proces wdrożenia pracownika produkcyjnego na przykładzie stanowiska drukarza (pominęłyśmy w rozmowie szkolenie bhp i inne kwestie powitalne).
Zadałam Pani Małgorzacie kilkanaście pytań, by dowiedzieć się, jak firma wdraża nowego pracownika w firmie. Poniżej opisałam naszą rozmowę.
Ile trwa wdrożenie pracownika na stanowisko drukarza?
Minimalny czas to około 3 miesiące.
Jak wygląda pierwszy dzień i pierwszy tydzień pracy?
Nowy pracownik zaczyna od poznania produkcji, maszyn, zespołu, struktury produkcji i organizacji oraz zakresów odpowiedzialności. Mistrz zmianowy opowiada o całym procesie produkcyjnym, nie tylko o konkretnym stanowisku drukarza. Dzięki temu nowa osoba ma obraz całości.
Kto opiekuje się pracownikiem w okresie wdrożenia?
Doświadczony drukarz. Przez cały ten okres pracownik ma swojego opiekuna/mentora. Zazwyczaj to doświadczony pracownik, do którego zawsze może zwrócić się z każdym pytaniem.
Co otrzymuje nowy pracownik, by było mu łatwiej w procesie wdrożenia?
Nowa osoba otrzymuje: długopis, zeszyt do robienia notatek ;), procedury, instrukcje oraz program wdrożenia. Dzięki temu zwiększa się poczucie bezpieczeństwa nowej osoby, bo wie, co ją czeka.
Plan wdrożenia jest również przydatny dla osób szkolących, mogą sprawdzić, jaka cześć materiału została już przekazana.
Istnieje też coś w rodzaju „check listy”, z której wynika czego i do kiedy ma się nauczyć szkolona osoba.
W jaki sposób „mierzone są” postępy wdrożenia nowej osoby? Jak często nowy pracownik otrzymuje informację zwrotną dotyczącą jego pracy?
Bezpośredni przełożony wspólnie z doświadczonym pracownikiem wdraża nową osobę do pracy w zespole. Postępy są mierzone dzięki prowadzonej dokumentacji, a co ważniejsze poprzez stały kontakt z pracownikiem.
Od bezpośredniego przełożonego wdrażana osoba otrzymuje regularną informację zwrotną na temat postępów swojej pracy. To element, którego najczęściej brakuje pracownikom, nie tylko na etapie wdrożenia. W planach jest egzamin po okresie wdrożenia.
A jak jest z odpowiedzialnością?
Nowy pracownik przez pierwsze miesiące nie jest pozostawiony sam przy maszynach, nie podejmuje samodzielnych decyzji, nie ponosi odpowiedzialności. Ma się uczyć, a nie stresować.
A co się dzieje po 3 miesiącach?
Po 3 miesiącach bezpośredni przełożony przeprowadza rozmowę podsumowującą. Z rozmowy tej wyniknie czy obie strony chcą i będą dalej współpracować. W trakcie rozmowy omawiany jest okres wdrożenia; czego się nauczyłem, co zostało do zrobienia, co wymaga poprawy/zmiany oraz jak będziemy to robić. Nad wymienionymi kwestiami zastanawia się przełożony wspólnie z pracownikiem.
Kto zostaje mentorem/szkoleniowcem?
Zazwyczaj osoba najbardziej doświadczona, która przekazuje wiedzę i co ważne ma do tego predyspozycje. Nie zawsze ten, kto wie dużo, równie dużo potrafi przekazać.
Kto może być mentorem, szkoleniowcem?
Ktoś kto lubi ludzi, jest cierpliwy i spokojny, ktoś kto ma dużą wiedzę i doświadczenie. Osoby, które szkolą przechodzą dodatkowe szkolenia – jak szkolić innych. To bardzo odpowiedzialne i ważne zadanie, którego wykonanie wymaga szeregu kompetencji.
Podsumowując.
Poniżej zebrane są dobre praktyki wdrożenia nowego pracownika w firmie Opinion Strefa Druku Sp. z o.o.
- Nie zostawiaj nowej osoby samej – nie wrzucaj na głęboką wodę
- Uczestnicz w wyborze swojego podwładnego (o ile to możliwe)
- Przygotuj plan oraz harmonogram szkolenia
- Uzupełniaj dokumentację wdrożeniową
- Zapoznaj z zespołem i obserwuj
- Miej czas dla nowego pracownika
- Stopniuj informację – nie wszystko na raz – bo utopisz
- Sprawdzaj, jak pracownik rozumie, to co mówisz
- Zachęcaj do dopytywania w przypadku nawet drobnych wątpliwości (czas wdrożenia pierwsze 3 miesiące)
- Bądź cierpliwy i spokojny
- Bądź przyjazny
Wyobraźmy sobie, że wrzucamy neurochirurgów lub pilotów na głęboką wodę!
O nie! Przecież to inna odpowiedzialność – nie ma co porównywać…może ktoś zareagować.
Tak, odpowiedzialność inna, lecz wszyscy mamy podobnie działające mózgi (choć nie wszystkie generują zdrowe myśli). Nasze mózgi, w nowej, nieznanej sytuacji, otoczeniu, zaczynają gorzej funkcjonować ponieważ uruchamiają reakcję uciekaj albo walcz, przez to przestają się efektywnie uczyć, bo chcą przetrwać. To biologia. Tak działamy.
Jeśli po wylądowaniu, człowiek jest w ciągłym stresie i strachu, bo nie ma map, drogowskazów oraz mistrzów, od których może się uczyć, to tak szybko jak wylądował będzie się z powrotem pakował lub ukrywał tak długo jak to możliwe, by w końcu …
Z drugiej strony, nie chodzi o przesadne dopieszczanie. Przegięcie w żadną stronę nie jest wskazane.
Proces rekrutacji i wdrożenia jest drogi oraz czasochłonny. Rzetelne podejście do tematu jest kluczowe.
Nowy pracownik potrzebuje czasu na naukę organizacji, naukę procesów i produktów oraz czasu ludzi, którzy są obok.
A jakie są wasze firmowe dobre praktyki?
Zachęcam również do odpowiedzenia sobie na pytania:
Czy chciałbym być wdrażany w sposób, w jaki sam to robię/robimy?
Czasami na szkoleniach słyszę ”ja sobie poradziłem, to niech inni też się wykażą”… No cóż.
Tak w uproszczeniu, jeśli mamy kilka typów osobowości, to każdy z nich potrzebuje czegoś innego, by się uczyć i aklimatyzować w nowym miejscu. Ludzie uczą się w różnym tempie.
Ludzie przychodzą do firm, ale odchodzą od szefów i kultury organizacji.
Dziękuję Pani Małgorzacie oraz firmie Opinion Strefa Druku Sp. z o.o. za udzielenie informacji.